Referenz · Graz
Online-Terminbuchung und Kundenverwaltung für AM Verwaltungsdienste
Mirzet Ahmetović hilft Menschen in Graz bei Behördenwegen, Arbeitnehmerveranlagung und Familienbeihilfe. Seine Kunden schrieben ihm über Facebook und WhatsApp, die Daten lagen in Excel. Heute buchen sie online, und alles zu einem Kunden liegt an einem Ort.
Website öffnen- Kunde
- AM Verwaltungsdienste e.U., Graz
- Branche
- Beratung und Behördenhilfe
- Umfang
- Website + Web-App zur Kundenverwaltung
- Sprachen
- Bosnisch, Deutsch
- Dauer
- Website ca. 2 Wochen, Web-App ca. 4 Wochen
Ausgangslage: Facebook, WhatsApp und Excel
Vor dem Projekt gab es keine Website. Kunden meldeten sich über Facebook und vor allem über WhatsApp, und zwar so viele, dass die Nachrichten kaum noch zu bewältigen waren. Termine wurden im Chat vereinbart. Kundendaten lagen in Excel-Tabellen, Dokumente irgendwo auf dem Computer, ohne feste Zuordnung zum jeweiligen Kunden.
Die Aufgabe
Zwei Ziele. Erstens eine Website, über die Kunden selbst einen Termin buchen, statt dafür eine Nachricht zu schreiben. Zweitens ein geordneter Ort für alle Kundendaten, der die Excel-Tabellen ersetzt und bei dem jedes Dokument beim richtigen Kunden liegt.
Die Website: zweisprachig, mit Terminbuchung
Die meisten Kunden sprechen Bosnisch, die Ämter Deutsch. Deshalb ist die Website zweisprachig: Bosnisch als Hauptsprache, Deutsch unter /de. Sie erklärt die Leistungen, vom Steuerausgleich über die Familienbeihilfe bis zur Begleitung zu Behörden, beantwortet häufige Fragen und zeigt Erfahrungen von Kunden. Termine werden direkt online gebucht und landen im Microsoft-Kalender. Wer lieber schreibt, kommt mit einem Tipp auf WhatsApp, mit einer vorbereiteten Nachricht.
Die Kundenverwaltung: alles zu einem Kunden an einem Ort
Die Web-App ist Mirzets interner Arbeitsbereich. Er sieht dort neue, laufende und frühere Kunden auf einen Blick. Zu jedem Kunden gehört ein eigener Dokumentenordner: Unterlagen werden direkt beim Kunden hochgeladen, statt irgendwo auf dem Computer zu landen. Das macht die Arbeit übersichtlicher, und Dokumente gehen viel schwerer verloren.
Sicherheit
Die Web-App enthält persönliche Daten und Dokumente. Deshalb ist sie entsprechend abgesichert:
- Login mit Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine Authenticator-App
- Dokumente in einem privaten Speicher, abrufbar nur über Links, die nach 60 Sekunden ablaufen
- Upload nur für PDF, Bilder und Word-Dateien bis 10 MB, keine Dateitypen, die Code ausführen können
- Wird ein Kunde gelöscht, werden seine Dokumente mitgelöscht
Ergebnis
Immer mehr Kunden buchen ihren Termin über die Website. Manche schreiben weiterhin auf WhatsApp, und das ist in Ordnung. Die Kundenverwaltung nutzt Mirzet regelmäßig. Er sagt, sie habe sein Geschäft stark verändert: Er arbeite schneller und geordneter, und die Oberfläche gefalle ihm. Von der Website und der Zusammenarbeit ist er begeistert und will Hodzic Studio weiterempfehlen.
Eingesetzte Leistungen
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